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谈对地名档案管理现代化的认识
时间2017-01-10 14-40-00 浏览次数: 作者: [陈晓忠]

  随着社会经济的发展,城乡建设步伐的加快,特别是信息化、数字化、网络时代的到来,信息的查询和传递在瞬间完成,因此,地名档案传统的管理模式遇到了严重的挑战。

  (一)地名信息量随着城乡建设的发展日益增多,地名档案管理严重滞后

  随着改革开放的进一步深入发展和城市化进程的不断加快,我国的城乡建设日新月异,行政区域划分日趋合理。城区规模的扩大,城市组团的形成,中小卫星城镇的建设,旧城改造以及城市基础设施的完善与扩建,使得大量的旧地名消失,新地名成批涌现,且呈逐年上升趋势。以山东省为例,近三、五年,山东作为经济比较发达地区,城市建设速度突飞猛进,我们在为各市及区、县作地名规划时,大到地级市,小到乡镇,所提供的城市建设规划图常使我们看到城市间的距离在不断缩小,每个城市以每年几平方公里甚至十几平方公里的速度向城市四周发展,新增的商用设施、住宅区、道路、广场、立交桥等不断涌现,加之乡镇区划调整,乡改镇、改街道办事处工作也随着城市化进程的加快而不断增加,因此,各级政府每年都会公布相当多的新地名。而目前地名档案部门原始落后的档案管理模式根本不能适应这样的发展变化,管理严重滞后,以至于新生的地名及相关档案不能及时、准确地收集、整理、充实入档,这势必会影响地名档案的完整性、系统性和现势性,从而给档案的开发和利用带来严重的后患。

  (二)地名档案传统的管理模式与信息利用者需求方式之间的矛盾日益突出

  暂且抛开地名档案不说,从宏观上讲,档案,是机构、组织或自然人进行活动的记录,因而随社会的发展而不断丰富,在档案数量日益剧增的同时,档案涵盖的内容也日益丰富。对于档案工作来说,接受和保管档案的目的就在于方便档案信息的利用。但是,从目前我国档案管理的整体情况看,非常不尽人意,以管理为主的传统档案管理模式只注重于档案实体的管理,忽略了档案信息的开发利用。地名档案更是如此,笔者前些日子因工作需要,想查询一下有关地名档案自动化及地名档案管理等方面的信息,查找了几个网站均无结果。

  随着新技术革命的发展和网络时代的到来,人们学习、工作、生活都更依赖于各类信息,这里面也包括各类档案信息。人们需要随时随地通过简便的方式就能够快速查阅各类信息,互联网已经帮助人们实现了美好的愿望。可是,档案(包括地名档案)却存在着利用不景气的局面,一方面人们对信息的需求如饥似渴,另一方面我们的档案信息又很少有人利用,工作中我们会常常遇到前来查询某个朝代的某个村名,现在何处?叫什么名称?现状如何?面对全省十几万个自然村名称,没有一套先进的管理系统和快捷高效的查询方式,我们常常感到束手无策,不知从何处下手,一来二去,前来查询的往往是乘兴而来,扫兴而去,久而久之,自然是“门庭冷落”;再如,前几年我们曾经帮助河北某地公安部门查找过一个地名,因涉及一桩命案,尽管我们的档案人员竭尽全力,最后帮助其查找到了有关的地名,但是耗时几天,设想如果是公安部门急于确定某个位置捕捉罪犯,岂不晚了三秋?如果我们有先进的管理手段,鼠标一点,所需地名的位置、归属、地形、交通等其他相关信息即可明了,那又将会是怎样一种情形?因此,我们认为,传统的档案管理模式难以满足网络时代人们对信息查询方式的需要,同时也极大地限制了地名档案工作的发展。传统的档案管理模式是以手工整理、手工检索为基础的,服务方式是单一的,而在信息时代利用者对信息的需求是立体化的,要求信息查询实现远程传输和快速检索。

  (三)新型信息介质的出现,给地名档案管理提出了更高的要求

  随着科学技术的发展,出现了许多新型信息介质,如磁盘、光盘、录像带、录音带等以磁性材料为介质的新型载体档案以及微缩胶片、照片等等,这在我们地名档案中已经不是少数。随着办公自动化的深入,电子文件将成为档案信息资料的主体,对于这些新型档案如何保管,也是我们目前急于解决的问题,而这些档案的检索利用,更是我们应探索的重要课题。

  再者,随着时间的推移和档案数量的增加,人为和自然因素的影响,以及档案保管条件的欠缺,档案损坏程度也日益增加,如何有效地保护地名档案,延长其寿命,也成为一个严重的问题。上述种种现象说明,地名档案的现代化建设已经到了刻不容缓的地步,必须纳入地名档案管理部门的议事日程。

  二、地名档案管理现代化的意义

  地名档案如何在网络时代充分发挥作用,实现其经济和社会价值,我们清醒地意识到,只有走地名档案现代化管理的路子,才是实现其便捷高效服务的唯一途径。

  实现地名档案的现代化是将先进的科学技术手段和科学管理方法与传统的地名档案管理方式有机结合,它是以地名数据库为基础,在软件中设置收集、鉴定、自动立卷、检索、借阅、用户识别等功能,既可管理字符型数据库,亦可管理地图数据库,并实现两者间信息交流、更新完善这样一种网络信息的有效管理系统。地名档案信息系统的建立,必将使地名档案管理发生深刻的变化,提高地名档案工作的整体水平,从而促进地名管理、地名学理论研究、地名图书编辑等工作,使得地名档案在社会各个领域产生积极的社会效益和经济效益。

  1.提高地名档案的贮存、收藏能力。地名档案不完全相同于其他档案,具有其专业性特点,多半是图文表卡并存,现有地名档案大多是纸质的,具有占用空间大、纸张易老化、不易保存等不足,而现代技术特别是缩微技术、光盘技术的采用,为日益增多的档案存贮和管理提供了有效的解决途径,从而增强了档案部门的收藏能力。

  2.提高地名档案信息的处理能力。原始的地名档案管理依靠的是手工管理,有限的地名档案管理人员和落后的管理手段与日益增长的地名档案数量非常的不合时宜,矛盾十分突出。地名档案管理现代化的核心和主要内容是微机的应用,它具有高效率信息处理能力,可以用来组卷、编目、分类,进行各种统计和分析等,在业务工作中代替一些人工操作,从而提高档案信息地处理能力,加快工作进度,提高工作效率和质量。

  3.提高地名档案信息资源的开发利用能力。档案收藏的目的在于应用,使之产生社会效益和经济效益,为经济建设和人民群众服务。应用计算机对地名档案进行编目、检索、借阅管理,速度快,准确性高,可以提供多种检索途径,而且可以实现网上查阅,使利用者足不出户便可查到自己需要的档案资料,数据库技术和信息技术在地名档案管理工作中的应用,可以大大提高各种数据的组织、存取、统计、查询速度,提高对信息的收集、分析、表示以及系统的设计开发技术和能力,从而提高地名档案资源的开发利用能力。总之,运用现代信息处理技术手段来开发地名档案资源,能够极大地提高提高其开发能力和效率,进而提高地名档案的利用率和地名档案管理部门的服务水平,以实现地名档案收藏的最佳效益。

  4.提高地名档案信息资源的安全保护能力。地名档案作为一种专业档案,有其独特的专业性特点,既有文书类档案,又有地名专业档案,更有一些在二十世纪七十年代经抢救保护而形成的颇具研究和考证价值的史料和古迹档案。另外,地名档案信息的载体也不尽相同,种类较多,这就对档案的安全保护措施提出了较高的要求。采用现代科学技术成果,是安全保护地名档案资源的有效措施和手段,无论是预防性措施,还是治理性措施都是如此,今后在继续运用已经证明是有效的传统技术措施的同时,广泛运用新的科技成果,必将进一步提高地名档案保护的能力和水平。

  地名档案现代化的建立与实施是社会发展的需要,是人们对各类信息需求的需要,更是地名工作本身发展的需要,因此,加快地名档案现代化建设的步伐,实现地名档案信息的网上运行,已成为地名档案管理工作之势在必行。

 
 
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